Los iPads y otros tablets PC: nuevas opciones móviles para eventos y ferias de muestras

© 2011 Corbin Ball Associates – Tech Talk Newsletter. Reproducido con permiso de Corbin Ball. Autor: Corbin Ball. Traducción: Event Planner Spain

El iPad es la más reciente de una larga saga de innovaciones rompedoras de Apple. El Mac introdujo el uso extendido del ratón en la informática portátil (1984); el iPod cambió la manera en la que escuchábamos música (2001); el iPhone revolucionó la telefonía móvil (2007); la tienda de aplicaciones de Apple está cambiando el modelo de adquisición de software (2008); y es probable que el iPad (2010) tenga ramificaciones similares a largo plazo. El iPad - ¿Qué es? Los iPads han proliferado en los eventos desde su lanzamiento el pasado mes de abril. El iPad es una especie de tablet PC con una pantalla táctil, en lugar de un teclado. Es elegante y ligero (un poco más de 500g) y posee una pantalla de 24,5cm de muy alta resolución. Tiene funcionalidades similares a las del iPhone, pero sin la capacidad estándar de un teléfono móvil. Gracias al mayor tamaño de su pantalla brinda muchas oportunidades a organizadores, expositores, participantes y otros profesionales del sector. Es una forma refinada e intuitiva de acceder a datos y consumir medios, estés donde estés. ¿Por qué es importante para eventos y ferias de muestras? El nuestro es un sector móvil: - Trabajamos de forma regular fuera del despacho donde están nuestros PCs de sobremesa. - La mayoría de nosotros no llevamos un ordenador tipo notebook a los eventos a los que asistimos por varias razones: peso, seguridad, la imposibilidad de usarlo cuando nos encontramos de pie, etc. - Cuando asistimos a un evento, necesitamos gestionar una amplia gama de datos. Por falta de otra opción, muchos de estos datos se gestionan en papel. El iPad y los clones que le seguirán representan una nueva forma de acceder a información. De peso reducido, sumamente móvil y muy intuitivo, el mayor tamaño de su pantalla permite el uso de fuentes más grandes, hace que la información sea más fácil de leer y proporciona más espacio para exponer datos en formato tipo página. El sistema de navegación es intuitivo (se utilizan los dedos en lugar de un teclado y un ratón). El iPad y sus clones se adaptan en muchos aspectos a las necesidades de los eventos. He aquí algunas de ellas: Los programas interactivos de conferencias:  Los programas de papel se quedan anticuados tan pronto como se imprimen. Son demasiado pesados para llevárselos encima, son difíciles de utilizar y suelen terminar en la papelera una vez concluido el evento. Las aplicaciones para la telefonía móvil, aunque útiles, tienen sus limitaciones debido al tamaño de la pantalla de los móviles. Los iPads abren un nuevo abanico de posibilidades. No sólo se puede incluir el programa de la conferencia, sino que también se pueden incluir enlaces hacia información sobre los ponentes, temarios, contenidos de sesiones y otros eventos. Una vez concluido el evento se pueden asimismo incluir vídeos de las ponencias con diapositivas y transcripciones, además de encuestas sobre las presentaciones. QuickMobile es una de las empresas pioneras en el desarrollo de esta completa gama de opciones interactivas de programación para el iPad. La distribución de notas de sesiones:  Por motivos medioambientales, en muchos eventos se han eliminado los apuntes y contenidos impresos sobre sesiones, a pesar de que pueden ayudar a los participantes a retener la información. A veces se distribuyen los apuntes en formato .pdf antes o después del evento para que los participantes puedan imprimirlos cuando deseen. El iPad acaso constituye la herramienta perfecta para este tipo de distribución. Por medio de una herramienta de anotación, como iAnnotate, los participantes pueden utilizar su iPad para descargar con antelación todos los contenidos en formato .pdf, anotarlos durante la presentación con la herramienta de anotación y luego archivar/compartirlos digitalmente para poder acceder con facilidad a la información por si hace falta consultarla en el futuro. Encuestas:  Las encuestas individuales son habituales en los eventos –en el stand o en la zona de acreditación– para tener una idea de cómo piensan los participantes. No obstante, el procesamiento de datos procedentes de las encuestas impresas es una tarea laboriosa. Gracias a su mayor tamaño, similar a una hoja de papel, el iPad podría constituir la solución perfecta. Permitiría al encuestador recopilar los datos de la misma forma de la que lo haría con papel y portapapeles, pero con un sistema de captura y procesamiento de datos mucho más eficaz. También se podría utilizar el iPad en puestos de encuestas de autoservicio. SurveyAnalytics es una de las muchas empresas que proporcionan aplicaciones para realizar encuestas en situ vía el iPad. Expositores y puntos de información interactivos:  Gracias al sistema de navegación táctil muy intuitivo de iPad, además de su gran pantalla de alta resolución y sus prestaciones multimedia muy completas, se presta a demostraciones de productos interactivos para stands o en cualquier otro lugar. Si a los participantes les gusta la demostración, pueden solicitar electrónicamente más información sobre el producto o incluso descargar una aplicación que les permite hacer lo mismo con el vídeo de demostración. Los participantes y expositores no se sentirían “atados” a una zona determinada del stand para llevar a cabo o ver demostraciones. Puesto que es sumamente portátil, con el iPad se pueden realizar presentaciones multimedia de alta resolución en cualquier lugar. El intercambio de datos de contacto:  Un solo contacto bueno en una reunión o feria de muestras puede amortizar el coste de asistirla. Iba siendo hora de que se sustituyera el lector de código de barras, que se emplea tradicionalmente en la mayoría de las grandes ferias de muestras, por algo más sencillo. iLeads de Bartizan constituye un avance en esta dirección. En lugar de hacer cola para recoger y devolver su lector de código de barras, lo único que tienen que hacer los expositores es descargar la aplicación correspondiente para el iPad para luego introducir el número de una etiqueta en su iPad o iPhone. Al hacerlo se recuperan los datos de contacto de la base de datos del sistema de inscripción. La aplicación también contiene una serie de preguntas personalizadas sobre la profesión del contacto, preguntas de encuestas y otras opciones. El interfaz más amplio del iPad hace que sea más fácil y rápido visualizar las opciones que en la pantalla de un iPhone utilizando el scroll. No obstante, ambas plataformas poseen la ventaja de ser muy portátiles. No se pueden sacar los lectores de barras de códigos del stand; en tanto que estas dos opciones móviles pueden utilizarse en recepciones, pausas para el café o cualquier otro lugar en un evento. También se puede integrar el seguimiento de contactos en las arriba mencionadas demostraciones de productos o servicios. Al identificarse con el número de su etiqueta o vía un escáner, a los participantes se les presentan temas que se ajustan a su perfil y/o se puede hacer un seguimiento de las áreas de interés elegidas. Guías y planos de planta interactivos:  Las guías del expositor tradicionales para ferias de muestras multitudinarias pueden pesar varios kilos, su impresión y transporte son caros, y se quedan anticuadas tan pronto como salgan de la imprenta. Los planos de planta impresos son difíciles de utilizar y de limitada utilidad, sobre todo cuando se trata de una feria de muestras multitudinaria. El iPad y otros tablet PC, a medida que vayan saliendo al mercado, proporcionarán un modo mucho más conveniente para navegar por la zona de exposición. Podrás realizar búsquedas por nombres de expositores o categorías de productos para identificar los stands a visitar. A continuación, utilizando las funciones GPS del iPad, podrás ubicar exactamente tu posición en el plano de planta de la zona de exposición para luego planificar el itinerario más eficaz para visitar los stands que has elegido previamente. Los proveedores móviles, tales como Sherpa Solutions, proporcionan esta funcionalidad para aplicaciones móviles. Las prestaciones GPS también serán útiles para moverse por otras zonas del espacio y por la vecindad. La asistencia para ventas hoteleras y organizadores:  El iPad también será muy útil para las ventas hoteleras. Un buen ejemplo de ello es eSaleskit deeMarketing360’s, una aplicación para el iPad que contiene fotos, planos de planta, menús, vídeos y otra información sobre un hotel o lugar de celebración, lo que le convierte en una herramienta portátil muy conveniente para un stand o visitas comerciales. Una vez realizada la venta, el ePlannerToolkit proporciona al organizador los detalles sobre el hotel o espacio tanto en formato web como en formato iPad, incluyendo logos, planos de planta, capacidades de salas, galerías de fotos, menús, formularios y otra información (hojas informativas, directrices, proveedores preferidos, formularios para expositores, precio de alquiler de equipos audiovisuales, etc.), información sobre la zona, información sobre habitaciones (fotos y descripciones de los diferentes tipos de habitación), el directorio de contactos del hotel e indicaciones sobre cómo llegar, en una aplicación para el iPad a la que puede acceder en cualquier momento. Las sesiones de preguntas y respuestas para ponentes:  Gracias a su teclado táctil de fácil uso, incluso los bloggers utilizan in situ el iPad para publicar comentarios en Twitter y otros sitios de los medios sociales. Será la herramienta predilecta de los miembros del público que quieran enviar preguntas a los ponentes (o vía tweets, SMS u otros canales). El iPad está abriendo camino, pero hay muchos clones a punto de salir al mercado (se exhibieron más de 70 tablets PC diferentes en la feria CES, que se celebró en Las Vegas hace unas semanas). Estas herramientas tienen un gran potencial para reuniones y ferias de muestras. He enumerado sólo unas pocas. ¿Cuáles son las otras posibilidades que tiene esta herramienta apasionante y rompedora para el sector de congresos y reuniones? Fuente: Event Planner Spain